Checklist bảo trì máy tính và thiết bị văn phòng theo tuần, tháng, quý, năm

Phân việc rõ ràng trước khi bắt đầu

Nên chia việc bảo trì thành hai nhóm:

• Nhân viên sử dụng: các việc an toàn, không cần mở máy như khởi động lại, kiểm tra cập nhật, vệ sinh bên ngoài, in thử, báo lỗi kịp thời.
• Người phụ trách CNTT hoặc kỹ thuật viên: vệ sinh bên trong, cập nhật firmware, kiểm tra ổ cứng, thử bộ lưu điện, thay linh kiện.

Mỗi đơn vị nên chỉ định một người làm đầu mối nhận báo lỗi và giữ sổ theo dõi, kể cả khi đã thuê dịch vụ bên ngoài.

Sổ theo dõi thiết bị nên ghi gì

• Mã tài sản, tên thiết bị, model, số serial, vị trí, người sử dụng.
• Ngày mua, nhà cung cấp, thời hạn bảo hành ghi trên phiếu.
• Nhật ký bảo trì: ngày, việc đã làm, người làm, linh kiện thay thế.
• Sự cố: hiện tượng, nguyên nhân, cách xử lý, thời gian thiết bị ngừng hoạt động.

Ví dụ minh họa một dòng nhật ký: “PC-KT-02, phòng kế toán: vệ sinh quạt và khe tản nhiệt, kiểm tra ổ cứng bình thường; người làm: kỹ thuật viên; ghi chú: quạt nguồn hơi ồn, cần theo dõi tiếp”.

Gợi ý Sổ có thể là sổ giấy hoặc một bảng tính dùng chung. Dán nhãn mã tài sản lên từng thiết bị, trùng với mã trong sổ, để khi báo lỗi chỉ cần đọc mã.

Việc hằng tuần

Các việc hằng tuần chủ yếu là quan sát và kiểm tra nhanh, giúp phát hiện sự cố trước khi ảnh hưởng đến công việc.

Việc hằng tháng

Việc hằng quý

Đây là nhóm việc cần mở thiết bị hoặc thay đổi cấu hình, nên do kỹ thuật viên thực hiện ngoài giờ làm việc và ghi lại vào sổ theo dõi.

Việc hằng năm

• Kiểm kê thiết bị, đối chiếu với sổ theo dõi và danh sách tài sản.
• Đánh giá máy nào cần nâng cấp hoặc thay thế, đưa vào kế hoạch ngân sách năm sau.
• Rà soát hạn bảo hành, hạn bản quyền phần mềm, hạn tên miền và email.
• Thay pin UPS theo khuyến cáo của nhà sản xuất hoặc khi thời gian lưu điện giảm rõ.
• Kiểm tra tủ mạng, dây cáp, nhãn; cập nhật sơ đồ mạng.
• Nhắc lại cho nhân viên cách nhận biết email lừa đảo và cách đặt mật khẩu an toàn.

Nếu đơn vị chưa có người phụ trách CNTT, Minh Minh Hưng Yên có thể khảo sát và đề xuất lịch bảo trì định kỳ; phạm vi công việc và tần suất được ghi rõ trong hợp đồng. Xem dịch vụ bảo trì hệ thống định kỳ

Dấu hiệu cần gọi kỹ thuật viên

Một số hiện tượng không nên tự xử lý hoặc chờ đến kỳ bảo trì:

• Máy tự tắt, tự khởi động lại, có mùi khét hoặc tiếng kêu lạ từ quạt, ổ cứng.
• Màn hình xanh lặp lại nhiều lần, máy chậm bất thường dù đã khởi động lại.
• Tệp bị mất, không mở được hoặc ổ cứng báo lỗi: dừng ghi thêm dữ liệu và liên hệ cứu dữ liệu.
• Máy in kẹt giấy liên tục, báo lỗi phần cứng, bản in mờ dù đã thay mực.
• Bộ lưu điện kêu bíp liên tục, nóng bất thường, vỏ hoặc pin bị phồng.
• Đầu ghi mất hình nhiều kênh hoặc báo lỗi ổ cứng; cả một khu vực mất mạng.

An toàn trước hết Nhân viên không tự mở thùng máy, bộ nguồn, máy in hay pin UPS. Khi thấy mùi khét hoặc khói, rút điện nếu làm được một cách an toàn rồi gọi kỹ thuật.

Khi nào nên thuê bảo trì định kỳ

Với vài máy tính, đơn vị có thể tự làm phần lớn checklist trên và chỉ cần vệ sinh máy tính theo đợt. Khi có nhiều máy, có camera, mạng nhiều tầng hoặc dữ liệu kế toán quan trọng, một hợp đồng bảo trì hệ thống giúp việc kiểm tra diễn ra đều đặn và có hồ sơ. Dù chọn cách nào, đừng quên sao lưu dữ liệu theo nguyên tắc 3-2-1.

Câu hỏi thường gặp

Bao lâu nên vệ sinh bên trong máy tính một lần?

Mốc hằng quý trong bài là để tham khảo. Máy đặt gần đường, xưởng, nơi nhiều bụi hoặc chạy cả ngày nên kiểm tra thường xuyên hơn; phòng máy lạnh, ít bụi có thể giãn ra. Dấu hiệu cần vệ sinh sớm là quạt kêu to, máy nóng hơn bình thường.

Nhân viên có tự cập nhật Windows được không?

Có. Nên để Windows Update hoạt động và khởi động lại máy khi được nhắc. Các bản cập nhật lớn nên cài ngoài giờ làm việc sau khi đã sao lưu. Riêng cập nhật BIOS và firmware thiết bị mạng nên để kỹ thuật viên làm.

Pin bộ lưu điện dùng được bao lâu?

Tuổi thọ pin phụ thuộc loại pin, nhiệt độ phòng và số lần mất điện. Nên theo khuyến cáo của nhà sản xuất và thử thời gian lưu điện định kỳ; khi thời gian lưu giảm rõ hoặc pin phồng thì cần thay.

Đơn vị chỉ có vài máy có cần sổ theo dõi không?

Có. Sổ giúp biết máy nào còn bảo hành, đã sửa gì và khi nào cần thay. Một bảng tính đơn giản là đủ, miễn là được cập nhật sau mỗi lần bảo trì hoặc sửa chữa.

Dịch vụ liên quan

• Bảo trì hệ thống định kỳ: Bảo trì máy tính, máy in, mạng, camera theo checklist, có sổ theo dõi thiết bị và báo cáo sau mỗi lần làm.
• Vệ sinh máy tính, laptop: Làm sạch bụi, thay keo tản nhiệt, kiểm tra quạt và nhiệt độ để máy bớt nóng, bớt ồn, chạy ổn định hơn.
• IT thuê ngoài: Hỗ trợ máy tính, máy in, mạng, camera theo hợp đồng; phạm vi, lịch kiểm tra và cách tiếp nhận thống nhất từ đầu.