Vấn đề thường gặp
- Máy tính chạy chậm, nóng, tự tắt; quạt kêu to vì bám bụi.
- Máy in kẹt giấy, bản in mờ, lem; cả trường dồn in vào một máy.
- Đầu ghi camera ngừng ghi hoặc ổ cứng lỗi, đến lúc cần xem lại mới phát hiện.
- Tủ mạng nóng, dây nhảy lỏng, mạng thỉnh thoảng mất không rõ nguyên nhân.
- Không có danh sách thiết bị, không biết máy nào mua năm nào, đã sửa mấy lần.
- Phòng máy tin học hỏng rải rác, đến đầu năm học mới phát hiện.
Minh Minh Hưng Yên có thể làm gì
Bảo trì máy tính
Vệ sinh bụi, kiểm tra quạt, nhiệt độ, tình trạng ổ cứng qua chỉ số SMART; cập nhật hệ điều hành, phần mềm diệt virus; tắt ứng dụng khởi động thừa; kiểm tra sao lưu dữ liệu. Chi tiết trong bài checklist bảo trì máy tính văn phòng.
Bảo trì máy in
Vệ sinh đường đi giấy, kiểm tra trục kéo giấy, hộp mực, cụm trống với máy in laser; in trang thử; kiểm tra kết nối mạng và driver trên các máy dùng chung. Linh kiện mòn được ghi nhận, báo giá, chỉ thay khi đơn vị đồng ý.
Bảo trì mạng
Kiểm tra router, switch, access point: nhiệt độ tủ mạng, đèn tín hiệu cổng, dây nhảy, nguồn điện và bộ lưu điện. Sao lưu cấu hình trước khi cập nhật firmware; rà soát mật khẩu Wi-Fi, mạng khách.
Bảo trì camera
Lau ống kính, kiểm tra góc quay, hình ảnh ngày và đêm; kiểm tra ổ cứng đầu ghi, số ngày lưu thực tế, giờ hệ thống và việc xem từ xa trên điện thoại.
Sổ theo dõi và báo cáo
Mỗi thiết bị có mã, vị trí, cấu hình, ngày mua, lịch sử sửa chữa. Sau mỗi lần bảo trì, đơn vị nhận báo cáo gồm việc đã làm, tình trạng từng thiết bị và đề xuất xử lý theo mức ưu tiên.
Phạm vi công việc
- Lập danh mục thiết bị ban đầu, dán mã nhận diện nếu đơn vị đồng ý.
- Vệ sinh máy tính, kiểm tra phần cứng cơ bản, cập nhật phần mềm.
- Vệ sinh, kiểm tra máy in, máy photocopy ở mức bảo dưỡng thông thường.
- Kiểm tra tủ mạng, switch, router, Wi-Fi, ổ cắm điện và bộ lưu điện (UPS).
- Kiểm tra camera, đầu ghi và ổ cứng lưu trữ.
- Kiểm tra phần mềm diệt virus, bản quyền phần mềm, bản sao lưu dữ liệu.
- Cập nhật sổ theo dõi thiết bị, gửi báo cáo kèm đề xuất sửa chữa, thay thế.
Quy trình thực hiện
- 1
Khảo sát, lập danh mục
Kiểm đếm thiết bị, ghi nhận tình trạng ban đầu và các vấn đề đang tồn tại.
- 2
Thống nhất checklist và lịch
Chọn hạng mục cho từng nhóm thiết bị, tần suất (theo tháng, quý, học kỳ…) và thời điểm làm để không ảnh hưởng giờ làm việc, giờ học.
- 3
Báo giá, ký hợp đồng
Báo giá theo số thiết bị và tần suất; vật tư, linh kiện thay thế tính riêng. Ký hợp đồng hoặc đơn đặt hàng theo hình thức đơn vị cần.
- 4
Thực hiện bảo trì
Làm theo checklist, ghi nhận từng thiết bị. Lỗi nhỏ trong phạm vi xử lý tại chỗ; lỗi cần thay linh kiện được báo lại để đơn vị quyết định.
- 5
Báo cáo, cập nhật sổ
Gửi báo cáo có xác nhận của người phụ trách; cập nhật sổ theo dõi để lần sau đối chiếu.
- 6
Rà soát định kỳ
Sau một thời gian, cùng đơn vị xem lại checklist và tần suất, điều chỉnh khi thiết bị hoặc nhu cầu thay đổi.
Chi phí phụ thuộc vào đâu
- Số lượng và chủng loại thiết bị: máy tính, máy in, photocopy, thiết bị mạng, camera.
- Tần suất bảo trì và số hạng mục trong checklist.
- Vị trí, số cơ sở và khoảng cách di chuyển.
- Môi trường sử dụng: xưởng nhiều bụi, phòng máy đông học sinh cần làm kỹ hơn.
- Thời gian làm: giờ hành chính, ngoài giờ, cuối tuần, dịp nghỉ hè.
- Vật tư tiêu hao, linh kiện thay thế, báo giá riêng khi phát sinh.
Website không niêm yết giá cố định vì mỗi trường hợp khác nhau. Sau khi nghe mô tả hoặc kiểm tra, chúng tôi gửi báo giá cụ thể; bạn đồng ý thì mới thực hiện.
Nhận báo giá cho trường hợp của bạnLưu ý
- Bảo trì giúp giảm hỏng đột xuất nhưng không thay việc sửa chữa khi thiết bị đã hỏng; những trường hợp đó báo giá riêng, như sửa máy tính hay sửa máy in.
- Cần thêm người hỗ trợ sự cố phát sinh giữa các kỳ, đơn vị có thể kết hợp dịch vụ IT thuê ngoài.
- Trường học nên bảo trì phòng máy trước năm học mới để kịp sửa chữa, bổ sung.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu nên bảo trì một lần?
Không có mốc chung. Văn phòng ít bụi có thể làm theo quý hoặc nửa năm; xưởng nhiều bụi, phòng máy đông người dùng cần dày hơn. Sau lần khảo sát đầu, chúng tôi đề xuất tần suất để đơn vị chọn.
Bảo trì có làm mất dữ liệu không?
Các bước bảo trì thông thường không xóa dữ liệu người dùng. Trước việc có rủi ro như cập nhật lớn hay cài lại phần mềm, chúng tôi trao đổi với đơn vị và sao lưu trước. Đơn vị cũng nên duy trì sao lưu theo nguyên tắc 3-2-1.
Báo cáo sau bảo trì gồm những gì?
Danh sách thiết bị đã kiểm tra, việc đã làm, tình trạng từng thiết bị (bình thường, cần theo dõi, cần xử lý) và đề xuất kèm mức ưu tiên. Báo cáo có xác nhận của người phụ trách và lưu cùng sổ theo dõi.
Thiết bị mua ở nơi khác có bảo trì được không?
Được, không phân biệt nơi mua. Với thiết bị còn bảo hành của hãng, chúng tôi tránh các thao tác có thể ảnh hưởng quyền bảo hành và hướng dẫn đơn vị liên hệ hãng khi cần.
Bảo trì có bao gồm thay mực, thay linh kiện không?
Thường không bao gồm sẵn. Vật tư, linh kiện cần thay được ghi trong báo cáo và báo giá riêng, chỉ thay khi đơn vị đồng ý; muốn gộp vào gói thì ghi rõ trong hợp đồng.
