Vấn đề thường gặp
- Nhân viên dùng email cá nhân để giao dịch; nghỉ việc là mất lịch sử trao đổi với khách.
- Thư gửi đi hay rơi vào mục thư rác của người nhận.
- Có kẻ giả mạo địa chỉ email công ty để gửi thư yêu cầu chuyển khoản.
- Hộp thư trên hosting cũ đầy dung lượng, chậm, khó dùng trên điện thoại.
- Muốn đổi nhà cung cấp email nhưng lo mất thư cũ, gián đoạn nhận thư.
Minh Minh Hưng Yên có thể làm gì
Tư vấn nền tảng
So sánh Google Workspace, Microsoft 365 và hosting email theo số tài khoản, dung lượng hộp thư, ứng dụng văn phòng đi kèm và thói quen làm việc của nhân viên.
Cấu hình tên miền
Khai báo các bản ghi DNS cần thiết, kiểm tra gửi nhận thư hoạt động đúng, giảm khả năng thư bị coi là thư rác hoặc bị giả mạo.
Chuyển thư cũ
Chuyển thư, danh bạ từ hộp thư cũ (Gmail, hosting cũ) qua IMAP hoặc công cụ chuyển dữ liệu của nhà cung cấp.
Quản trị và hướng dẫn
Tạo tài khoản, nhóm thư (ví dụ kinhdoanh@), chữ ký email thống nhất, bật xác thực hai lớp; hướng dẫn dùng trên Outlook và ứng dụng điện thoại.
Phạm vi công việc
- Dùng tên miền sẵn có hoặc đăng ký mới; kiểm tra quyền quản trị DNS.
- MX: chỉ định máy chủ nhận thư cho tên miền.
- SPF: khai báo những máy chủ được phép gửi thư nhân danh tên miền.
- DKIM: chữ ký số gắn vào từng thư để bên nhận kiểm tra thư đúng nguồn, không bị sửa trên đường đi.
- DMARC: chính sách báo cho bên nhận cách xử lý thư không qua được kiểm tra SPF/DKIM, kèm báo cáo gửi về cho bạn.
- Tạo tài khoản, nhóm thư, bí danh; phân quyền quản trị cho người phụ trách của đơn vị.
Quy trình thực hiện
- 1
Khảo sát
Số người dùng, tên miền hiện có, hộp thư cũ, nhu cầu dùng kèm Word, Excel, lưu trữ đám mây.
- 2
Đề xuất, báo giá
Đề xuất nền tảng, gói dịch vụ, kế hoạch chuyển đổi; báo chi phí cài đặt và chi phí thuê bao (nếu có) trước khi làm.
- 3
Chuẩn bị
Tạo tài khoản, xác minh tên miền, giảm thời gian lưu đệm (TTL) của bản ghi DNS trước ngày chuyển.
- 4
Chuyển đổi
Đổi bản ghi MX vào thời điểm ít thư, chuyển dữ liệu cũ, cấu hình SPF, DKIM, DMARC và gửi thử tới nhiều hộp thư khác nhau.
- 5
Bàn giao
Bàn giao tài khoản quản trị cho đơn vị, hướng dẫn người dùng, ghi lại cấu hình DNS để tiện tra cứu.
Chi phí phụ thuộc vào đâu
- Số tài khoản email và nền tảng chọn dùng (thuê bao theo người dùng hay theo gói hosting).
- Dung lượng hộp thư cần cho mỗi người.
- Khối lượng thư cũ cần chuyển và số hộp thư nguồn.
- Dùng tên miền sẵn có hay cần đăng ký mới.
- Số máy tính, điện thoại cần cài đặt và hướng dẫn trực tiếp.
Website không niêm yết giá cố định vì mỗi trường hợp khác nhau. Sau khi nghe mô tả hoặc kiểm tra, chúng tôi gửi báo giá cụ thể; bạn đồng ý thì mới thực hiện.
Nhận báo giá cho trường hợp của bạnLưu ý
- Tên miền và tài khoản quản trị cao nhất nên đứng tên doanh nghiệp, do người của doanh nghiệp giữ; chúng tôi chỉ dùng quyền được giao để cấu hình.
- Thay đổi DNS cần một khoảng thời gian để có hiệu lực ở mọi nơi, nên cần theo dõi cả hộp thư cũ trong giai đoạn chuyển tiếp.
- Nếu đang làm website trên cùng tên miền, nên quản lý DNS tại một nơi để tránh cấu hình chồng chéo.
Câu hỏi thường gặp
Nên chọn Google Workspace hay Microsoft 365?
Nếu nhân viên quen Gmail, Google Drive thì Google Workspace dễ làm quen. Nếu đơn vị làm việc nhiều với Word, Excel, Outlook trên máy tính, Microsoft 365 thường phù hợp hơn. Cả hai đều tính phí theo người dùng; chúng tôi so sánh gói cụ thể theo nhu cầu của bạn.
Email đi kèm hosting có dùng được không?
Có, phù hợp đơn vị ít tài khoản, nhu cầu cơ bản. Đổi lại, khả năng lọc thư rác, dung lượng và độ ổn định phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp hosting.
Vì sao thư của tôi hay vào mục thư rác?
Nguyên nhân thường gặp là tên miền thiếu hoặc khai báo sai SPF, DKIM, DMARC; ngoài ra còn do nội dung thư, gửi hàng loạt hoặc máy chủ gửi bị đánh giá kém. Cấu hình DNS đúng giúp cải thiện nhưng không bảo đảm mọi thư đều vào hộp thư đến.
Chuyển nhà cung cấp email có mất thư cũ không?
Thư cũ được chuyển sang hộp thư mới trước hoặc ngay sau khi đổi bản ghi MX. Trong giai đoạn chuyển tiếp, chúng tôi kiểm tra cả hộp thư cũ để không bỏ sót thư đến muộn.
